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Malgré l’avènement de l’intelligence artificielle, l’intelligence d’affaires demeure toujours d’actualité, car si l’IA est le cerveau qui propulse vos affaires, le BI en est vos yeux! Voici donc quelques conseils à garder en tête lorsque vient le temps de conceptualiser un tableau de bord.
Compte tenu d’une situation particulière, il arrive souvent qu’on vous demande de faire une analyse ou même de faire un suivi sur une problématique. Ne faites pas l’erreur de l’intégrer trop rapidement dans un tableau de bord! Les tableaux de bord doivent permettre de souligner ce qui est important et sur les tendances à long terme.
Il se peut qu’on vous demande de produire un rapport de suivi sur la situation particulière et il se peut fort bien que ce soit justifié. Or, il faut savoir aussi quand mettre fin au rapport en question, sinon on se retrouve assez facilement à devoir produire des dizaines de rapports tous les mois… que personne ne consulte. Vous voulez savoir si votre rapport est toujours pertinent? Arrêtez de le partager et voyez si quelqu’un vous fait signe.
Mieux vaut avoir quelques tableaux de bord qui soient utiles à des audiences bien précises qu’un seul qui tente de plaire à tous. Au sein de votre organisation, les besoins peuvent varier d’un individu à l’autre, mais il existe deux grands axes pour découper les usagers : fonctionnel et hiérarchique. L’axe fonctionnel est assez évident, alors que chaque département peut avoir des besoins spécifiques et opérationnels. L’axe hiérarchique quant à lui, répond à des besoins plus stratégiques.
Ne concevez pas un tableau de bord dans votre coin et n’attendez surtout pas qu’il soit parfait avant de le montrer. La conception d’un tableau de bord ou d’un rapport est un processus itératif qui demande au spécialiste en intelligence d’affaires de travailler en étroite collaboration avec les unités d’affaires. N’attendez pas à la toute fin avant de le montrer à vos futurs usagers.
Présentez-leur d’abord un canevas visuel afin d’aller chercher leur feedback. Discutez des changements à apporter et n’hésitez pas à questionner certaines de leurs propositions. Ne dites pas oui à tout! Vous risquez de surcharger le tableau de bord et les futurs usagers finiront par ne plus consulter ce que vous avez conçu pour eux. Gardez en tête que les métriques du tableau de bord doivent être actionnables et pertinentes à l’atteinte des objectifs de l’organisation.
Très important! Si vous faites un suivi trop serré de vos indicateurs, il risque d’y avoir beaucoup de bruit et de variabilité dans les résultats. Vous risquez d’osciller entre panique et exaltation d’une période à l’autre. Trouvez la fréquence qui convient à votre organisation et aux indicateurs que vous voulez suivre.
Par ailleurs, un suivi plus fréquent sera sans doute nécessaire pour les indicateurs portant sur vos opérations courantes qui nécessitent des actions immédiates, alors qu’un tableau de bord stratégique pour l’équipe de direction devrait être moins fréquent.
Malgré le fait que votre département TI (si vous en avez un) sera partie prenante et sera impliqué tôt ou tard dans le développement, les projets d’intelligence d’affaires et la conception de tableaux de bord doivent être un projet d’entreprise. En réalité, c’est le besoin d’affaires qui doit dicter la suite des choses. Trop souvent, on part de l’inverse; on identifie toutes les données possibles et inimaginables auxquelles l’organisation a accès, on veut tout centraliser et bâtir une série de rapports pour justifier l’investissement qui a été fait. Or, vous pouvez planifier à long terme, mais priorisez et développez en fonction de vos besoins les plus importants et les plus urgents. Cela vous permettra d’avoir une meilleure idée de l’ampleur et des retombées prévues pour le prochain projet ou incrément à livrer.
Prêt à créer votre tableau de bord? Plus de conseils ici.
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